Posiadacze certyfikatów FSC i PEFC często napotykają na problemy w zakresie szkoleń pracowników. Na najczęściej zadawane pytania w tej kwestii odpowiada Szymon Jenek, audytor kontroli pochodzenia produktu z wieloletnim doświadczeniem w audytowaniu firm z branży drzewno-papierniczej.

Czy standardy FSC i PEFC wymagają prowadzenia szkoleń dla pracowników?

TAK, zarówno standard FSC jak i PEFC wymaga przeprowadzania szkoleń dla pracowników związanych z systemem COC. Oba te standardy wymieniają szkolenia pracowników jako sposób zagwarantowania przez organizację, że osoby odpowiedzialne za system są kompetentne. Oba te systemy w odpowiednich punktach normy nakazują, aby pracownicy posiadali odpowiednią wiedzę w zakresie wdrażania i utrzymywania systemu w firmie. Co ważne, to organizacja ma obowiązek takie szkolenia przeprowadzać, więc to w roli osób zarządzających jest, aby pracownicy byli odpowiednio przeszkoleni.
Chciałbym tu także zaznaczyć, że normy nie określają częstotliwości prowadzenia szkoleń. Przykładowo wcześniejsza wersja normy FSC narzucała na firmę przeprowadzanie szkoleń raz w roku i choć wiele firm pozostało przy takiej procedurze, to w chwili obecnej nie jest to już wymagane. Szkolenia powinny odbywać się przy okazji aktualizacji procedur (np. wejście w życie nowej wersji normy, zmiana sposobu postępowania itd.) co w praktyce oznacza, że firma w trakcie 5 lat posiadania certyfikatu może przeprowadzić 2, ale i 20 szkoleń. Szkolenie powinno być też przeprowadzone dla nowych pracowników, którzy będą zaangażowani w funkcjonowanie systemu w firmie.

Dodatkowo chciałbym dodać coś, co czasem umyka posiadaczom certyfikatów COC, a mianowicie, że szkolenia powinny być udokumentowane. Dotyczy to oczywiście szkoleń, które realizowane są w celu zapewnienia zgodności z wymogami standardu. Gdy firma prowadzi szkolenia „dodatkowe” nie ma konieczności ich dokumentowania.

Czy szkolenie może być przeprowadzone wewnętrznie?

Normy COC nie mówią o formie przeprowadzania szkolenia. Może ono być zarówno wewnętrzne, przeprowadzane np. przez wyznaczaną osobę/osoby, jak i zewnętrzne, zorganizowane przez inne podmioty jak np. szkolenie otwarte prowadzone przez wiele jednostek certyfikacyjnych czy konsultantów.
Zawsze jednak jest to decyzja organizacji, a audytorzy nie mogą narzucać sposobu ich przeprowadzania.

Dużą rolę, często bagatelizowaną przez firmy mają tu same materiały wykorzystywane do szkoleń. Powinny one być ukierunkowane dla konkretnych stanowisk i obowiązków pracownika, którego dotyczy szkolenie.

Najważniejszą rolę odgrywa sam szkolący i jego kompetencje.

Czytaj też: Kontrola pochodzenia surowca w produkcji pelletu

Jakie kompetencje należy posiadać, aby prowadzić szkolenie?

Standardy FSC i PEFC w tym zakresie nie są jednoznaczne. Wymagania mówią wprost, że organizacja musi zagwarantować, iż pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje i kompetencje, a firma musi zapewnić to przez odpowiednie szkolenie. Natomiast nie mówi nic o kompetencjach samych prowadzących, czyli np. posiadanie kwalifikacji audytora ISO.
Szkolenie powinno być skuteczne, a przekazana wiedza wpływać na podniesienie kompetencji pracownika natomiast samą wiedzę przekazać może każdy, kto ją posiada.
Moim zdaniem właściwym podejściem jest prosta analiza kilku punktów składających się w całość.
Według wymagań standardów organizacja ma obowiązek wyznaczyć kluczowy personel, odpowiadający za funkcjonowanie aspektów związanych z wprowadzeniem i utrzymanie systemu COC. Czyli musi zarówno wyznaczyć osoby odpowiedzialne za np. weryfikację dokumentów zakupu jak i osoby odpowiedzialne za szkolenia. Po wyznaczeniu tych osób, organizacja musi zagwarantować ich kompetencje. To w tym właśnie miejscu bardzo często firmy decydują, że osoba prowadząca szkolenia i szkoląca resztę załogi powinna skorzystać ze szkoleń zewnętrznych. Natomiast, tak jak zaznaczyłem na początku nie jest to wymagane normą.

Czy firmy jednoosobowe też muszą uczestniczyć w szkoleniach?

Niestety w tym zakresie nie ma rozgraniczenia czy firma zatrudnia jedną, dziesięć czy sto osób. Wymaganie prowadzenia szkoleń dla organizacji chcącej posiadać lub już posiadającej certyfikat COC jest takie samo dla wszystkich.

Czy pracownicy mają obowiązek uczestniczyć w szkoleniach zewnętrznych?

Nie, nie ma takiego obowiązku. To od organizacji zależy, w jaki sposób będzie gwarantowała skuteczność szkoleń i kompetencje swoich pracowników. Należy jednak dość mocno zastanowić się, czy właśnie osoba odpowiedzialna za szkolenie innych pracowników sama posiada odpowiednią wiedzę i w umiejętny sposób potrafi ją przekazać. Brak wiedzy pracowników może skutkować bardzo poważnymi niezgodnościami podczas audytów prowadzonych przez jednostki certyfikujące.
Firmy niestety popełniają dość dużo błędów, zarówno w przekazywaniu samych informacji jak i sposobie ich przekazu. Szkolenie powinno być ukierunkowane i dostosowane do tego jaką rolę odgrywa osoba szkolona. Firmy nie mają obowiązku szkolić wszystkich pracowników. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za weryfikacje dokumentów zakupu nie muszą posiadać wiedzy np. o metodzie obliczania procentowej zawartości certyfikowanego gotowego produktu. Natomiast już osoba przeprowadzająca szkolenie dla innych pracowników powinna posiadać wiedzę o całym systemie funkcjonującym w danej organizacji.

Jak wybrać szkolenie zewnętrzne odpowiednie dla organizacji?

Tu głównym kryterium powinno być to, że szkolenie ma stanowić wartość dodaną. Jeśli firma decyduje się na szkolenie zewnętrzne dla pracowników powinna dokładnie sprawdzić program szkolenia, które jest rozważane. Dodatkowo jednym z głównych wyznaczników powinna być również wiedza i doświadczenie samych szkolących, a także przystępny sposób jej przekazywania. Ważnymi punktami są również koszt szkolenia, dostosowanie szkolenia do potrzeb firmy, materiały szkoleniowe czy nawet możliwość zadawania pytań i rozmowy z prowadzącymi.
Po samym programie bardzo łatwo wywnioskować, czy szkolenie zewnętrzne to bardziej marketingowe spotkanie, czy merytoryczne i oparte na doświadczeniu szkolących warsztaty. Miałem już okazję widzieć programy, które z całych 6 godzin szkolenia, na przekazanie merytorycznych informacji rezerwowały 2 godziny.
Myślę, że nie muszę tłumaczyć jak duże znaczenie ma doświadczenie i umiejętność przekazywania wiedzy.
Materiały szkoleniowe to często dość bagatelizowany aspekt szkoleń zewnętrznych, a przecież to na ich podstawie firma może opracować swoje prezentacje czy materiały wewnętrzne, które później posłużą do przekazywania informacji pracownikom tej organizacji, nawet przez kilka lat. Z doświadczenia prowadzonych szkoleń widzę, że dobrze sprawdza się wersja papierowa materiałów, z których uczestnicy mogą korzystać na bieżąco w trakcie prezentacji i notować czy zaznaczać w nich najpotrzebniejsze informacje.

Jaka forma szkolenia jest lepsza – stacjonarna czy on-line?

Nie ma jednej dobrej czy słusznej formy.
Szkolenia online w ostatnim czasie dość mocno zyskują na popularności. Myślę, że każdy wie, dlaczego. Takie szkolenie z reguły jest dużo łatwiejsze do zorganizowania oraz po prostu tańsze, a czas pracownika jest dużo lepiej wykorzystany. Pozwala to np. przeszkolić większą ilość pracowników nie nadwyrężając budżetu.
Nie mówię wcale, że jedno lub drugie jest lepsze czy gorsze, natomiast ja jestem nadal zwolennikiem szkoleń stacjonarnych. Ponieważ wymagają one często większego skupienia, a wyznaczeni pracownicy nie są tak bardzo rozpraszani innymi obowiązkami. Natomiast dochodzi tu także czas np. na dojazd na miejsce szkolenia, powrót czy w niektórych przypadkach również nocleg pracownika w hotelu. Warto jednak wziąć pod uwagę, że szkolenie stacjonarne to również okazja do rozmowy z prowadzącymi oraz innymi uczestnikami szkolenia.
Szkolenia online często traktowane są jako „dodatek” w pracy, a w tak zwanym międzyczasie pracownicy wykonują inne swoje obowiązki. To może sprawić, że szkolenie nie będzie w pełni efektywne. W takich szkoleniach bierze też udział duża liczba uczestników co może utrudnić zadawanie pytań i ewentualną dyskusję.

Czy jednostka certyfikacyjna może prowadzić szkolenia dedykowane?

Tu muszę z przykrością powiedzieć, że w przypadku FSC jednostki takich szkoleń prowadzić nie mogą. Szkolenia dedykowane, czyli takie które odbywają się z uwzględnieniem specyfiki firmy i prowadzone są właśnie dla wybranej organizacji są zabronione przez FSC. Nie zawsze tak było, ale od kilku lat takie szkolenia postrzegane są po prostu jak konsultacje, a tego jednostkom robić nie wolno.
W przypadku standardu PEFC nie ma takich ograniczeń, natomiast tu także jednostki muszą bardzo uważać, aby sposób prowadzenia szkolenia i udostępniane materiały nie były traktowane jako konsultacja.

***

Szymon Jenek, audytor kontroli pochodzenia produktu z wieloletnim doświadczeniem w audytowaniu firm z branży drzewno-papierniczej. W branży certyfikacyjnej pracuje od 2011 roku, ukończył międzynarodowe szkolenia audytorów wiodących różnych systemów certyfikacji, w tym FSC, PEFC, SAS COC, RSPO itp. W ramach dotychczasowej pracy zdobył również doświadczenie w zakresie prowadzenia szkoleń na temat kontroli pochodzenia produktu. Posiada wyższe wykształcenie z zakresu administracji. Kontakt: szymon.jenek@rina.org, tel.: +48 698 404 552

Numery licencji RINA: FSC®A000532; PEFC 18/41-51

Gdybyście chcieli Państwo poznać ofertę certyfikacji FSC lub PEFC z RINA Poland prosimy o kontakt z Joanną Kurowską Tel.: +48 698 400 352, e-mail: joanna.kurowska@rina.org, www.rinapoland.pl

Biomasa w ciepłownictwie i energetyce:

Inne wydania Magazynu Biomasa znajdziesz tutaj. Dlatego kliknij i czytaj!

zdjęcie: pixabay